La numérisation des procédures administratives d’aujourd’hui entraîne de nombreux enjeux juridiques pour les gouvernements, les entreprises et les particuliers en matière de services de confiance numérique. Cela implique par exemple l’utilisation de l’horodatage électronique. Élément de base pour la traçabilité des échanges, il est nécessaire, voire indispensable et devenu plus en plus pratiqué par les professionnels. De plus, toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité, a évidemment une énorme quantité de données à traiter. Mais, en quoi l’horodatage peut donc être une solution efficace et fiable pour les sécuriser ?
L’horodatage de documents : c’est quoi exactement ?
On parle de l’horodatage quand on enregistre la date et l’heure d’un événement. Par exemple, les appareils photo numériques enregistrent automatiquement l’heure et la date à laquelle un cliché a été pris. Il en va de même pour les fichiers enregistrés sur un ordinateur, les publications sur les réseaux sociaux, etc. Et en informatique, l’horodatage est souvent utilisé dans les historiques ou les journaux d’événements. Il s’agit donc d’un processus qui comprend l’enregistrement d’un fait, tout en tenant compte de l’heure et de sa date. Dans une entreprise ou dans le monde des affaires, l’horodatage de documents peut faire référence à un attribut qui indique la date et l’heure de création d’un document échangé électroniquement. Si une signature électronique ou classique consiste à coller un nom à un dossier numérique, l’horodatage quant à lui consiste à mettre une date fiable et éprouvée sous la forme d’un horodatage sur le fichier. Autrement dit, horodater un document, c’est lui donner une heure et une date de référence communes, voire liées au temps universel coordonné pour garantir qu’il existait vraiment à une date donnée. L’universign.com vous permet d’en savoir plus.
L’horodatage de documents : comment ça fonctionne ?
L’horodatage électronique se fait à l’aide d’une application cliente. Pour cela, ce dernier invente un identifiant original pour le document à horodater et le transmet à l’AH, soit l’autorité d’horodatage. Elle envoie également un jeton d’horodatage ou un sceau électronique pour sceller le document avec un datage fiable signé par l’AH en utilisant une clé privée afin d’en prouver son intégrité et sa valeur juridique. Ce jeton est ensuite enregistré sur le fichier ou le code bien signé. Et à partir de ce moment, tout changement apporté au document original doit être strictement communiqué au serveur de l’AH. Cela associe le hachage avec d’autres informations telles que l’heure de référence. Tous les échanges électroniques avec horodatage disposent alors d’une marque unique. Et lorsqu’ils sont ouverts un jour, l’application cliente doit utiliser la clé publique de l’autorité d’horodatage pour attester l’AH, voire pour prouver que le changement provient entièrement d’un AH de confiance. À noter que les horodatages électroniques sont définis par la réglementation en vigueur, notamment le règlement européen eIDAS. Bien entendu, ils peuvent être appliqués sur les services de confiance et l’identification électronique pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur.
L’horodatage : un moyen fiable de sécuriser ses documents.
Avez-vous une création en cours de développement ? Sachez que durant la commercialisation de votre invention, vous risquez d’être copié, donc sa paternité peut être attaquée. À ce stade, vous devez être en mesure de certifier formellement quoi et quand vous l’avez créé, c’est-à-dire la date et les contenus de votre création. D’où la nécessité d’utiliser de l’horodatage. Il est utile à ce moment pour vérifier la date, voire même l’heure de création du document. Il peut ainsi être utilisé comme preuve d’ancienneté ou du respect des délais légaux. En d’autres termes, il garantit que vos données existaient à une date précise. C’est donc une garantie juridique avérée. Il est aussi indispensable pour garder et suivre les traces d’échanges, d’inventions ou de la suppression d’un fichier en ligne. Aussi authentique que le cachet de la poste, il assure également l’intégrité d’un dossier numérique. Il permet également de s’assurer qu’un document enregistré ou sauvegardé à une date donnée n’est pas modifié puisqu’il est infalsifiable à partir de ladite date. Comme vous pouvez le constater, les horodatages renforcent la sécurité de vos fichiers et peuvent être utilisés comme preuve irréfutable devant les tribunaux en cas de litige.
L’horodatage : sur quels documents peut-on l’utiliser ?
Dans une entreprise, les horodatages peuvent être utilisés pour n’importe quel document électronique. Il y a comme les factures, les transactions en ligne, les mises en demeure ou les contrats, les logs informatiques, les historiques d’e-mails, les conditions générales de vente, etc. Vous pouvez ainsi horodater toutes les expéditions. Sachez également que même les fichiers reçus peuvent être horodatés. Vous devez juste utiliser des horodatages certifiés pour rendre ce processus plus fiable dans le monde des affaires. Par ailleurs, l’obtention d’une date et d’une heure de référence légalement acceptable nécessite le recours à un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) conforme à la réglementation européenne eIDAS. Celui-ci doit être ainsi généré par un service d’horodatage de confiance et d’un outil sécurisé. De ce fait, vous pouvez être tout à fait certain que l’heure et la date de l’horodateur sont correctes et n’ont pas été falsifiées.